Regelmäßige Teammeetings dienen in Unternehmen dazu, die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Indem wichtige Themen und Aufgaben im Rahmen von Teamsitzungen besprochen werden, erhöht sich im besten Fall das Verständnis der Teilnehmer für die anvisierten Ziele.
In Folge können die gewünschten Ergebnisse schneller und effektiver erreicht werden. Nicht jedes Teammeeting läuft jedoch gleich ab – je nach Situation sollten Teilnehmer und Agenda angepasst werden.
Welches Meeting sich für welchen Anlass eignet, welche Probleme in Teambesprechungen häufig auftreten und mit welchen Tipps diese verhindert werden können und das Teammeeting zum Erfolg wird, haben wir hier zusammengefasst.
Teammeetings für verschiedene Anlässe
Teammeetings erfüllen je nach Situation verschiedene Zwecke und sollten daher von der Teamleitung gut geplant und an den jeweiligen Kontext angepasst werden. Zu den am häufigsten in Unternehmen genutzten Teammeetings zählen die folgenden:
- Teamsitzung als Onboarding-Meeting: Hat ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen angefangen, ist es wichtig, dass dieser die neuen Kollegen schnell kennenlernt und von Beginn an ins Team integriert wird. Innerhalb der ersten Arbeitstage darf deshalb eine Teamsitzung als Onboarding-Meeting nicht fehlen. Hier kann der neue Mitarbeiter die Kollegen kennenlernen und hilfreiche Informationen zu seinen Aufgaben, der Struktur des Unternehmens und den Abläufen erhalten.
- Brainstorming-Meeting: Damit es im Unternehmen vorangeht, sind frische Ideen gefragt. Ein Brainstorming-Meeting sorgt dafür, dass das ganze Team zusammenkommt und Vorschläge sowie Ideen austauscht. Häufig entstehen durch einen solch ungezwungenen und kreativen Austausch, bei dem von der Teamleitung bis zum Praktikanten jeder seine Ideen teilen kann, ganz neue Perspektiven und Ansätze.
- Teambesprechung nach Problemen: Stockt es in einem Projekt, ist das Budget bereits vor Ende der Zeit aufgebraucht oder gab es einen Konflikt zwischen Teammitgliedern, ist eine Besprechung gefragt. Je nach Art des Problems können unterschiedliche Teilnehmer an diesem Meeting teilnehmen. Mitunter ist es sinnvoll, dass das gesamte Team sich trifft und austauscht – dies könnte jedoch den Zeitrahmen und die Agenda sprengen. Handelt es sich um eine Meinungsverschiedenheit zwischen Kollegen, ist es meist besser, nur die betreffenden Personen gemeinsam mit der Teamleitung eine Besprechung durchführen zu lassen, um den Konflikt zu schlichten und zu einer Lösung zu kommen.
- Kickoff-Meeting: Damit ein geplantes Projekt tatsächlich zum Erfolg wird, kann viel von einem gelungenen Kickoff-Meeting abhängen. Ein Kickoff-Meeting dient dazu, alle Teilnehmer über die Planung und den Verlauf eines Projekts zu informieren, auf den gleichen Stand zu bringen und die Umsetzungsphase einzuläuten. Aufgaben können verteilt, Ziele besprochen und die genauen Methoden und Vorgehensweisen erläutert werden, damit letztendlich alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und das Projekt erfolgreich verläuft.
- Retrospektive: Die sogenannte Retrospektive ist ein Meeting, bei dem nach Abschluss eines Projekts oder nach Ablauf einer gewissen Zeit die Nachbesprechung und Nachbereitung ansteht. Hier können sich alle Teilnehmer darüber austauschen, welche Dinge im Projekt oder der vergangenen Zeit gut oder weniger gut gelaufen sind, wo noch Verbesserungspotenzial besteht und wie die Aufgaben in Zukunft noch besser erfüllt werden können.
Teammeetings: Typische Probleme
Teammeetings dienen dazu, die Arbeit effektiver zu machen und Herausforderungen zu lösen. Doch nicht immer sind Teammeetings zielführend und erfüllen ihren Zweck. Die folgenden Probleme können im Zusammenhang mit Teammeetings auftreten:
- Zeitverschwendung: Ein häufiges Problem von Besprechungen ist, dass ein Großteil von ihnen im Nachhinein als Zeitverschwendung eingestuft wird. Das liegt entweder daran, dass zu häufige und unnötige Teamsitzungen einberufen werden, oder dass an und für sich sinnvolle Teamsitzungen unorganisiert sind und durch eine endlose Zahl an Wortbeiträgen und Agendapunkten der Zeitrahmen gesprengt wird.
- Vor-Ort-Meeting vs. Videokonferenz: In vielen Unternehmen gibt es auch heute noch die Praxis, selbst für kleine Teambesprechungen ein Vor-Ort-Meeting anzuberaumen, obwohl eine Videokonferenz vollkommen ausgereicht hätte. Dies entspricht wieder einer Ressourcen- und Zeitverschwendung, da alle Mitarbeiter an einem Ort zusammenkommen müssen und von ihrem Schreibtisch und ggf. sogar aus dem Homeoffice geholt werden. Teamleiter sollten daher jedes Mal gut überlegen, ob eine kurze Videokonferenz nicht ausreichen würde, um bestimmte Themen zu besprechen. Gleichzeitig sollte aber auch die Kraft eines persönlichen Zusammenkommens im gleichen Raum nicht unterschätzt werden – für den Zusammenhalt des Teams, die persönlichen Beziehungen und einen vertrauensvollen Austausch kann es durchaus sinnvoll sein, hin und wieder eine Teamsitzung vor Ort abzuhalten und sich direkt in die Augen zu blicken.
- Ablenkung: Viele Teambesprechungen scheitern daran, dass nicht alle Teilnehmer aufmerksam bei der Sache sind. Sind Laptops und Handys in der Besprechung erlaubt, passiert es oft, dass die Mitarbeiter an ihren Geräten nebenbei andere Dinge tun und beispielsweise E-Mails beantworten, Nachrichten schicken oder sogar Spiele spielen. In Videokonferenzen ist dieses Problem noch ausgeprägter, da die Teilnehmer zwangsläufig vor dem Bildschirm sitzen und die Verlockung groß ist, nebenbei andere Programme zu bedienen. Um diesem Phänomen entgegenzuwirken, sollte die Teamleitung das Gespräch mit allen Mitarbeitern suchen und gemeinsame Regeln für Teamsitzungen aufstellen. Gegebenenfalls kann es auch sinnvoll sein, bei Besprechungen vor Ort Laptops und Handys zu verbieten.
Tipps für effektive Teammeetings
Damit die genannten Probleme nicht auftreten und jedes Teammeeting effektiv die Ziele erfüllt und zum Erfolg des Teams und Unternehmens beiträgt, helfen die folgenden Tipps:
- Tipp – Einen realistischen Zeitrahmen festlegen: Damit niemand ein Meeting frühzeitig verlassen muss oder die vor Ort anberaumte Besprechung nach 5 Minuten schon wieder vorbei ist, sollte die Teamleitung im Vorhinein einen realistischen Zeitrahmen festlegen und diesen auch einhalten. Ausreichend Agendapunkte sollten den Umfang des Meetings rechtfertigen, aber auch nicht zum Überziehen des festgelegten Zeitrahmens beitragen.
- Tipp – Agendapunkte bestimmen und kommunizieren: Ein ungeplantes Meeting endet oft im Chaos und führt zu enttäuschenden Ergebnissen. Damit die Teamsitzung zum Erfolg wird, sollte sie einer festen Agenda folgen. Nach und nach können die Punkte besprochen und abgearbeitet werden, um das Ziel des Meetings zu erreichen. Werden die Agendapunkte den Teilnehmern schon vor dem Meeting mitgeteilt, können diese sich besser auf die Besprechung einstellen, eigene Ideen und Vorschläge vorbereiten und rechtzeitig darauf hinweisen, falls ein wichtiges Thema in der Agenda fehlt.
- Tipp – Pausen machen: Bei langen Teamsitzungen sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. Alle ein bis zwei Stunden sollten mindestens fünf bis zehn Minuten Pause gemacht werden, um sich die Beine zu vertreten, die Toilette aufzusuchen, sich einen Kaffee zu holen und den Kopf an der frischen Luft freizubekommen. Nur mit Pausen kann die Konzentration der Mitarbeiter langfristig erhalten bleiben. Bei Meetings, die mehrere Stunden umfassen, darf auch eine lange Mittagspause nicht fehlen. Ein weiterer Tipp dazu: Für ausreichend Verpflegung in Form von Getränken, Snacks und Mahlzeiten sollte gesorgt sein.
- Tipp – Alle Mitarbeiter einbinden: Oft melden sich in Meetings stets die gleichen Teilnehmer zu Wort, während andere eher still daneben sitzen. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese keine Ideen oder Meinungen haben. Für den Erfolg des Teams ist es daher wichtig, jeden im Teammeeting zu Wort kommen zu lassen. Die Teamleitung sollte aktiv nach den Ansichten aller Kollegen fragen und ausreichend Zeit für Wortbeiträge von allen Teilnehmern einplanen.
- Tipp – Meetings nachbereiten: Sei es in Form einer groß angelegten Retrospektive oder einer schnellen Feedbackrunde – die Nachbereitung von Teambesprechungen ist wichtig, um in Zukunft noch effektiver arbeiten zu können. Jeder Mitarbeiter sollte – wenn nötig auch anonym und online – die Möglichkeit bekommen, die Ergebnisse eines Meetings zu beurteilen und Hinweise zu geben, wie die Besprechungen oder die Teamarbeit verbessert werden könnten. Die Nachbereitung ermöglicht so eine kontinuierliche Verbesserung der internen Prozesse zur Erreichung der gesetzten Ziele.
Fazit: Teammeetings verbessern und effektiver arbeiten
Mithilfe vieler Stellschrauben und Tipps können Unternehmen ihre internen Besprechungen noch effektiver gestalten und die Zusammenarbeit verbessern. Eine genaue Planung jedes Meetings mit realistischem Zeitrahmen, festen Agendapunkten sowie Zielen und ausreichend Pausen sowie Verpflegung führt bei Teamsitzungen zu besseren Ergebnissen. Die Teamleitung sollte darüber hinaus besonderen Wert darauf legen, dass alle Teilnehmer konzentriert bei der Sache sind und Gelegenheit bekommen, ihre Meinungen und Ideen zu teilen. Neben der Vorbereitung und einem strukturierten Ablauf ist zudem die Nachbereitung von Besprechungen wichtig, um die Ziele in Zukunft noch besser zu erreichen und effektivere Ergebnisse zu erzielen.
