Was ein KI-Telefonassistent 2026 wirklich kostet

„KI-Telefonassistent ab 39 € im Monat.“ Diesen Satz liest du gerade überall. Auf Anbieterseiten, in Google Ads, in jedem zweiten LinkedIn-Post. Und er klingt fair, oder? 39 € – das ist weniger als eine Stunde Aushilfe.

In diesen 39 € stecken 30 Anrufe im Monat. Dreißig. Das sind eineinhalb Anrufe pro Werktag. Jede Praxis, jeder Handwerksbetrieb, jede Hausverwaltung ist damit nach ein paar Tagen durch. Alles darüber wird einzeln berechnet.

Wir haben das mal ehrlich durchgerechnet. Ergebnis: Eine gut laufende Praxis zahlt mit genau diesem „günstigsten“ Tarif am Monatsende 435,90 €. Der Flatrate-Tarif desselben Anbieters kostet in derselben Situation 99 €. Der billigste Tarif ist ab einem gewissen Volumen der mit Abstand teuerste.

Und noch etwas vorweg, weil es den Unterschied macht: Fast alle, die über KI-Telefonassistenten schreiben, verkaufen selbst welche. Wir nicht. Wir haben keinen im Angebot, keine Provision, keine Partnerschaft. Wir können deshalb einfach die Preisseiten aufmachen, nachrechnen und dir sagen, was hinten rauskommt.

Warum der beworbene Preis nichts aussagt

Das Prinzip dahinter heißt Inklusivkontingent und du kennst es aus jedem Handyvertrag: Ein niedriger Grundpreis, eine kleine Menge inklusive, und alles darüber kostet extra. Das ist kein Betrug, das ist normale Marktmechanik. Der Vorwurf lautet auch nicht „Abzocke“. Er lautet: Der beworbene Preis sagt nichts aus – und der Anbieter weiß das.

Richtig unübersichtlich wird es dadurch, dass die drei großen Anbieter in drei völlig verschiedenen Einheiten abrechnen. Das ist der Punkt, an dem der Vergleich systematisch kippt.

IONOS zählt Anrufe. Ein Acht-Minuten-Gespräch kostet dort genauso viel wie ein Anrufer, der nach zwanzig Sekunden auflegt. Und jeder dieser Anrufer ist ein potenzieller Kunde, der sonst niemanden erreicht. fonio zählt Minuten – da schlagen lange Gespräche voll durch. Und VITAS zählt Konversationen, und das ist der Fallstrick, den du dir merken solltest.

Wer jetzt drei Einstiegspreise nebeneinanderlegt, vergleicht Äpfel mit Birnen mit Kartoffeln. Genau deshalb kommst du um eine eigene Rechnung nicht herum.

Was die Anbieter wirklich kosten

Hier die geprüften Zahlen, direkt von den Preisseiten. Achte auf die Fußnote darunter – das Netto-Brutto-Ding ist keine Kleinigkeit.

Quellen: IONOS (brutto, monatlich kündbar, ein Monat gratis, keine Setup-Kosten), VITAS (netto, Preise bei monatlicher Zahlung; 18 % Rabatt bei Jahreszahlung, bis 25 % bei 24–36 Monaten Laufzeit), fonio (15 % Rabatt bei Jahreszahlung), Ordicall. Bei aaron.ai nennt Doctolib selbst keinen öffentlichen Preis, die Angaben in Vergleichsportalen schwanken.

Neben diesen Anbietern gibt es noch eine ganze Reihe weiterer – RufLab, PraxisConcierge, AI Forge oder den CGM TelefonAssistenten aus dem Praxissoftware-Haus. Die liegen laut Anbieterangaben zwischen 99 € und rund 200 € Grundgebühr. Diese Zahlen haben wir nicht selbst an der Quelle gegengeprüft, nimm sie deshalb bitte nur als grobe Einordnung.

Drei durchgerechnete Fälle

Jetzt wird es konkret. Wichtig zum Einordnen: Die Anrufzahlen und Übernahmequoten sind Annahmen, keine Messwerte – Modellrechnungen also. Die Ergebnisse darunter sind dagegen exakt nach den echten Tarifbedingungen gerechnet.

Fall A: Kleine Praxis oder Ein-Mann-Handwerksbetrieb

Nehmen wir mal an, bei dir klingelt es 150-mal im Monat, also rund sieben Anrufe pro Werktag. Die KI übernimmt davon 60 Prozent, macht 90 Anrufe, im Schnitt anderthalb Minuten pro Gespräch.

Hier funktioniert der Einstiegstarif tatsächlich. Realistisch sind 65 bis 80 € im Monat. Interessant ist der Sprung von 68,40 € auf 69,00 €: Für sechzig Cent mehr bekommst du Terminbuchung und fünf statt einer Rufumleitung. Das ist ein No-Brainer. Und die beiden 99-€-Tarife? Zahlen für Volumen, das du nie abrufst.

Fall B: Gut laufende Praxis

Jetzt der Fall, um den sich dieser ganze Artikel dreht. Annahme: 80 eingehende Anrufe am Tag bei 21 Werktagen, macht 1.680 Anrufe im Monat. Die KI übernimmt die Hälfte, also 840 Anrufe zu je anderthalb Minuten.

Realistisch bist du hier bei 99 bis 245 € im Monat – wenn du den richtigen Tarif wählst.

Fall C: Mittlerer Handwerksbetrieb

400 Anrufe im Monat, die KI übernimmt 70 Prozent, also 280 Anrufe. Und weil Handwerkeranfragen länger dauern als eine reine Terminvergabe, rechnen wir mit zwei Minuten pro Gespräch.

Ab hier ist die Sache eindeutig: Die Flatrate gewinnt, und zwar deutlich.

Die Kipppunkte – merk dir diese drei Zeilen

Wenn du aus dem ganzen Artikel nur eine Sache mitnimmst, dann diese. Zähl einmal eine Woche lang deine eingehenden Anrufe, rechne mal vier, und schau, in welche Kategorie dein Anrufaufkommen fällt:

Die Faustregel dahinter: Wer mehr als etwa 200 Anrufe im Monat an die KI gibt, sollte gar nicht erst in einen Verbrauchstarif einsteigen. Egal wie verlockend die Einstiegszahl aussieht.

Die versteckten Kosten: Was in keinem dieser Preise steht

Jetzt der Teil, den dir kein Verkäufer von sich aus erzählt. IONOS, VITAS und Ordicall nehmen keine Setup-Gebühr, also keine Einrichtungsgebühr – klingt super. Heißt aber: Die Arbeit machst du.

Du formulierst den Gesprächsleitfaden. Du pflegst die 20 bis 40 typischen Sonderfälle ein („Was, wenn jemand ein Rezept will?“, „Was, wenn jemand nach dem Notdienst fragt?“). Du hinterlegst Öffnungszeiten und Feiertage, machst Testanrufe und weist dein Team ein. Realistisch sind dafür 5 bis 20 Stunden. Wer das an eine Agentur abgibt, zahlt üblicherweise 1.500 bis 3.500 € einmalig — eine Größenordnung, die sich mit anderen Webdesign-Kosten vergleichen lässt.

Dazu kommt die Nachpflege. Der Assistent versteht in den ersten Wochen Dinge falsch, das ist völlig normal. Aber ohne jemanden, der regelmäßig die Gesprächsprotokolle liest und nachschärft, bleibt es dabei. Plane dafür feste Zeit ein, sonst schläft das Projekt nach vier Wochen ein.

Bucht das Ding überhaupt Termine?

„Terminbuchung“ steht auf fast jeder Anbieterseite. Dahinter stecken aber zwei völlig verschiedene Dinge.

Variante 1: Die KI notiert. Sie nimmt Name, Geburtsdatum und Anliegen auf, macht daraus einen sauberen Eintrag und schickt ihn als Liste, E-Mail oder Rückrufaufgabe an dich. Eintragen tut ihn dann eine Mitarbeiterin. Das ist kein Betrug – oft ist es sogar die einzig zulässige Lösung, und dein Telefon wird trotzdem spürbar leiser. Aber es ist eben keine Buchung.

Variante 2: Die KI bucht wirklich. Sie sieht freie Slots im echten Kalender, reserviert und bestätigt direkt am Telefon. Das setzt einen Schreibzugang zu deinem Terminsystem voraus – und genau da wird es interessant.

Ob Variante 2 überhaupt möglich ist, hängt komplett an deinem Terminsystem. Bei Doctolib lautet die Antwort: nein, außer mit Doctolib selbst. Es gibt keine offene Schnittstelle für Dritte, und Doctolib hat 2024 aaron.ai gekauft und verkauft den Telefonassistenten seitdem selbst. Eine eigenständige Buchung von aaron.ai außerhalb von Doctolib ist nicht mehr möglich. Wenn du Doctolib nutzt, hast du beim Preis also kaum Wahl – es läuft auf rund 119 € je Behandler hinaus, plus deine Doctolib-Kosten.

Deutlich entspannter sieht es woanders aus. samedi hat eine offen dokumentierte Booking-API, der Zugang ist kostenlos, das Buchungsrecht wird nach kurzer manueller Freigabe erteilt. Bei den klassischen Praxisverwaltungen wie medatixx, CGM, tomedo oder Duria läuft es über herstellereigene Partnerprogramme – aufwendig, teils kostenpflichtig, mit Vorlaufzeit, wobei tomedo als am offensten gilt. Und wer einen eigenen Kalender wie Cal.com, Amelia oder timify auf der eigenen Website nutzt, hat volle Schnittstelle, keine Genehmigung, keine Wartezeit. Für Handwerk, Kosmetik oder Kanzlei stellt sich die Frage ohnehin nicht.

Kurz gesagt: Wer kein geschlossenes System nutzt, hat den ganzen Markt zur Auswahl – und zahlt deutlich weniger.

Der Demo-Anruf verrät dir mehr als jede Preisliste

Jeder seriöse Anbieter bietet einen Demo-Anruf an. Dreißig Sekunden zuhören sagt dir mehr als drei Stunden Website-Vergleich. Worauf du achten solltest:

Lohnt sich das gegenüber einem Menschen?

Diese Frage kommt immer, also machen wir sie ehrlich – und zwar ohne Schönrechnerei.

Die Arbeitgeberkosten sind mit rund 21 Prozent Aufschlag auf brutto gerechnet – Näherungswert, keine Lohnbuchhaltung.

Wer wegen der KI jemanden entlässt, hat das Werkzeug missverstanden. Wer aber niemanden zusätzlich einstellen muss, obwohl das Telefon überläuft – der hat den Unterschied gespart. Genau das ist der ehrliche Business Case.

Die neue Pflicht: Der Assistent muss sagen, dass er eine KI ist

Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Wer ein KI-System betreibt, das direkt mit Menschen interagiert, muss dafür sorgen, dass die Person darüber informiert wird, dass sie mit einer KI spricht – es sei denn, das ist ohnehin offensichtlich.

Auf dem Papier stehen zwar Bußgelder bis 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Aber lass dich davon nicht verrückt machen: Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gilt nach Artikel 99 Absatz 6 der jeweils niedrigere Wert als Obergrenze. Für eine Zahnarztpraxis bedeutet die Zahl „15 Millionen“ also schlicht nichts. Und es ist ein Bußgeldrahmen, keine Regelstrafe. Frag beim Anbieter einfach nach, ob der KI-Hinweis standardmäßig in der Begrüßung steckt – Haken dran, fertig.

Für Arztpraxen kommt allerdings noch etwas dazu, und das gehört fairerweise in die Kostenrechnung. Sobald ein Anrufer sagt, warum er kommen will, entstehen Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Dann brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der bis zu jedem Unterauftragnehmer durchgereicht ist – Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe, Hosting. Dazu eine Datenschutz-Folgenabschätzung und eine saubere Verpflichtung auf die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Die ist strafbewehrt, und schon die Information, dass jemand Patient bei dir ist, ist ein Geheimnis.

Die gute Nachricht: Wer einen DSGVO-konformen Anbieter mit EU-Hosting, fertigem AVV und Verpflichtungserklärung nimmt, hat den größten Teil davon erschlagen. Deshalb werben Anbieter wie Ordicall und VITAS auch so offensiv damit. Und für Handwerk, Kosmetik oder Hausverwaltung fällt dieser ganze Block sowieso weg.

Fazit: Zähl erst, dann buch

Dann gehst du so vor:

Und dann noch zwei Fragen ins Verkaufsgespräch mitnehmen: Bucht der Assistent wirklich selbst in meinen Kalender? Und wie viele parallele Anrufe kann er gleichzeitig annehmen? Wenn du auf beides eine klare Antwort bekommst und dein Volumen kennst, kann dir am Monatsende keine Rechnung mehr wehtun.

Häufige Fragen